Trong công việc hàng ngày, khi gửi mail trao đổi công việc với nhau, chúng ta thường chia sẻ tài liệu Microsoft Word cho người khác, nếu người đó không cài sẵn font bạn dùng trong tài liệu thì văn bản có thể không hiển thị đầy đủ được và xuất hiện những đoạn mã rất khó đọc.

Chúng ta hoàn toàn có thể hạn chế khắc phục vấn đề này chỉ với vài thao tác đơn giản sau đây:

Khi chúng ta gửi email cho bất kỳ người nào đó file tài liệu Microsoft Word hoặc tập tin thuyết trình bằng Microsoft Powerpoint, nếu như máy tính không có hỗ trợ cài đặt font chữ đang sử dụng trên tập tin này thì người nhận sẽ gặp phải tình trạng bố cục, định dạng font chữ của tài liệu bị sai vị trí khiến văn bản hiển thị không đầy đủ rõ ràng trở nên khó đọc.

Do vậy, để tránh tình trạng trên, Microsoft Word cho phép người sử dụng nhúng (embed) font chữ đi chung với tài liệu gốc để đảm bảo hiển thị đúng trên các máy tính khác mà không nhất thiết phải cài đặt thêm font chữ đó.

Tuy nhiên, nhược điểm của tính năng Ember đó là bạn chỉ thể thực hiện trên phiên bản Windows của Microsoft Word, PowerPoint và Publisher. Ngoài ra, tính năng này cũng chỉ hỗ trợ một số font chữ cho phép nhúng.

Đối với phiên bản Microsoft Word 2007 trở về sau, chúng ta thực hiện các bước như sau:

Bước 1: Vào File > Options:

Bước 2: Bạn chọn thẻ Save và tìm đến vùng Preserve fidelity when sharing this document, sau đó đánh dấu chọn mục Embed fonts in the file.

Bước 3: Tại đây, Office sẽ cung cấp 2 tùy chọn bao gồm:
+ Embed only the characters used in the document (best for reducing file size).
+ Do not embed common system fonts.

Trong đó, tùy chọn đầu tiên sẽ yêu cầu phần mềm Microsoft Office sẽ chỉ nhúng font chữ được sử dụng trong tài liệu, nếu không, hệ thống sẽ nhúng các font chữ khác, ngay cả khi bạn không sử dụng chúng, đây chính là nguyên nhân khiến file tài liệu kết quả nặng hơn tài liệu gốc. Tùy chọn sẽ làm giảm kích thước tệp bằng cách bỏ qua các font chữ hệ thống Windows mà người nhận có thể đã cài đặt.

Đối với Microsoft Word 2003, bạn truy cập Tool > Option. Trong cửa sổ vừa xuất hiện, bạn đánh dấu chọn Embed TrueType fonts và nhấn OK để hoàn tất.

Thanh Vương